El objetivo universal de cualquier negocio es generar ingresos y lo que diferencia a unos de otros es: el qué; el cómo; el cuánto y con qué rentabilidad venden. El esfuerzo que cada organización realiza para generar ingresos debe contemplar que se pierda la menor cantidad posible de los mismos, con la finalidad de garantizar la rentabilidad deseada.
Si quisiéramos ilustrar este concepto podríamos utilizar como ejemplo una tubería por la que circula agua: por un extremo de la tubería entra un flujo constante de agua, el cual debe salir en la misma cantidad por el otro extremo. Pero como generar ingresos tiene costos, en la tubería de los negocios no toda el agua que entra (ingresos), sale (ganancias). Hasta aquí todo dentro de la lógica empresarial.
Viendo los costos como agujeros en la tubería, ¿qué pasa cuando a esa tubería le hacemos más agujeros de los realmente necesarios?. Pues tendremos costos mayores que impactan las ganancias o la rentabilidad del negocio.
SEÑALES
A continuación se listan algunas señales que se convierten en agujeros de la tubería de la empresa, afectando su rentabilidad o ganancias en el corto o mediano plazo:
- Tiempos de facturación de servicios vs. tiempo de prestación o venta de servicios muy disímiles. Dejamos de ganar dinero al no poder contar con los ingresos generados por los servicios prestados o bienes vendidos en el menor tiempo posible, al incorporarlos tarde al flujo de caja.
- Clientes insatisfechos por temas como: altos tiempos de atención o espera, procesamiento, resolución de asuntos pendientes o no disponibilidad de productos o servicios al momento de la compra. Esto implica que mi cliente se va y no regresa, con lo cual he dejado de vender o prestar un bien o servicio.
- Colaboradores insatisfechos como consecuencia de: exceso de actividades manuales o retrabajo. Bajo estas condiciones dejamos de ganar dinero al impactar la productividad del personal por unidad de tiempo, ya que no pueden vender o atender más clientes en el mismo período.
- Excesiva dependencia y uso del papel. El impacto del uso del papel no es solo su costo, sino el uso del material para imprimir (toners), el mantenimiento de las impresoras y el costo del espacio de almacenamiento del papel una vez impreso.
REDUCIR EL IMPACTO QUE GENERAN ESTAS SEÑALES
¿Te sientes identificado con alguna o algunas de estas señales? No entres en pánico.
Para reducir o minimizar los agujeros en la tubería de tu negocio o costos asociados con: velocidad entre prestación de servicios; facturación y cobranzas; tiempos de atención; procesamiento; no disponibilidad de productos; baja productividad de colaboradores; dependencia del papel o casi cualquier costo, es indispensable la actualización y adecuación periódica de los procesos medulares del negocio.
Existen métodos probados para mejorar procesos de negocio. Todas las metodologías tienen en común la optimización de los recursos con los que cuenta la organización; sin embargo, ninguna de ellas será de gran utilidad sin la activa participación y el compromiso de las personas que ejecutan los procesos, sus supervisores y el apoyo de la alta gerencia para realizar los cambios a los que haya lugar.
Independientemente del método que utilicemos para reducir costos por medio de la mejora de procesos, es importante tomarse el tiempo para enumerar cuáles resultan críticos para el negocio y de éstos, identificar aquellos cuyas mejoras sean factibles y de gran impacto, escoger uno de ellos y conformar el equipo de trabajo que se encargará de llevar a cabo las actividades necesarias para actualizar o mejorar el proceso seleccionado.
FACTORES CLAVE
Existen varios factores críticos para el éxito de cualquier iniciativa de mejora de un proceso; si tuviese que escoger uno, éste sería la conformación del equipo de trabajo, el cual necesariamente debe estar integrado por personas que diariamente lo ejecutan. Las mejoras ideas de cómo mejorarlo o cómo hacerlo de manera diferente y reducir costos, no vendrán ni del supervisor del personal, ni de la alta gerencia, ni siquiera de consultores o asesores externos. Sólo quien ejecuta un mismo proceso día a día conoce los detalles, resquicios, virtudes, defectos, puertas traseras, desperdicios y oportunidades que el mismo pueda tener.
¿Crees que estás dejando de ganar dinero? Si la respuesta es, sí, piensa entonces ¿cuándo fue la última vez que actualizaste los procesos medulares de tu negocio?